物业服务项目标书制作之档案建立与管理

项目物业管理档案的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的，严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段相关记录进行规范、整理、归档。做到每一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。

6.1建立物业管理档案资料的重要性

1、物业管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系，对所展开的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。

2、有利于规范管理，理顺管理关系。物业管理的对象是物业，包括房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等，服务对象是物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。建立一套完善规范的物业管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便客户对管理工作进行监督，使我们的服务始终能满足客户的要求。这样不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想客户之所想，客户未想到我们也已想到，客户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对客户进行回访，根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，终达到客户满意。

3、有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，做好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作，使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。

综前所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。

6.2物业管理档案资料的建立

1、我公司在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、高效，已经导入ISO9000质量管理体系，结合项目的具体情况，我们将导入ISO14000、OHSAS18001管理体系，根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有根可查。

在具体执行过程中，我公司采用三个层次的档案资料管理模式，因为整合型管理体系并不是包罗万象的，许多规章制度的建立与是实施在管理体系的控制之外（如财务管理等）。另外，须接受主管部门的指导和监督，并执行相关法律法规，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下：

（1）以建设部颁发的《和谐星级项目》建立挂历方案框架，整个公司的档案资料架构都采用统一格式，此为档案管理的第一层次：

（2）结合项目的实际情况，导入ISO14000、OHSAS180001管理体系，对公司ISA9000质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行适应性修改，并融入到架构中形成项目档案资料的第二层次；

（3）在物业管理实际运作中，以执行整合型管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、实际记录为内容，补充到管理档案架构中，形成档案资料管理的第三层次；

公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本（包括目录和具体内容样本），然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。

3、按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式。由于项目的特殊性，其资料的涉及面既多又广。因此，许多原始文件资料必须以分类别、分层次并以保密方式保存，对经常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管理相关制度进行。

4、所有资料实行“双档”（电脑档案、文本档案）管理。

6.3档案资料的建立流程

一、档案建立

1、建立健全物业管理各类档案，目的主要在于为物业管理公司各级，上级有关部门分析、总结、部署、调度物业公司工作和对物业公司工作做出决策提供准确、可靠的依据。管理处确定一名项目管理人员具体负责和指导资料的收集、分析、整理、立卷、归档等建档工作。

2、档案由档案管理人员专人管理。管理处应设档案柜，明确专职人员具体管理。

3、全面系统地建立健全物业管理竣工档案、竣工图、物业使用人档案、装备管理档案、维修档案、巡视记录档案、运行档案、投诉与回访记录，物业档案按类以时间为序建立，物业的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立。

二、档案立卷

1、档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。

2、卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为限；注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由公司根据实际需要决定保存期限。

3、凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，管理处可根据需要自行决定是否留存。

三、档案补充

1、管理处员工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。

2、外来文件、函件统一分类编号登记，交项目经理阅后，即立卷归档。

3、公司内印发的文件是档案补充的重点，平时管理处应将此类文件分类保存，每年度结束时，集中交档案人员立卷归档。

四、档案转递

员工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得分开邮寄或交本人自带。

五、档案查阅

1、公司外人员来管理处查阅档案，必须有单位介绍信，经公司主要批准后方可得到档案资料；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对签署意见；查阅者不得将档案材料拿出管理处。

2、公司内人员借阅业务档案、项目档案须经有关同意后方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

六、档案安全保密

1、档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

2、档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密；档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。

七、确定档案的内容

物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。